最近、2,30人くらいの飲み会の幹事を3ヶ月おきぐらいにしていて
効率のいい幹事の仕方にたどり着いた
日程決め
1〜2ヶ月前にするのが理想
主要メンバーを確認、その人たち優先で日程を決める
来て欲しい人全員が都合のつく日はないと割り切って、早めに日程を決める
他の人の日程を押さえるためにも早めに決める
お店予約
人集めの前にお店を予約する
数十人の貸切ができるお店はそんなに多くない
いいお店で飲み会をしようとするとより早く予約が必要である
お店への人数の微調整の連絡は後にするようにして、大体の人数で予約を確定する
数十人の飲み会になると直前になってキャンセルする人は必ずいる
人数変更はありきで考えて予約を早めにする
あと、お店はお店選びは何を重視するかによっても変わってくる
お店の雰囲気だったり、コース内容だったり、場所だったり、、
飲み会のグループのことを考えながら、何を優先するか考えて予約する
ちなみにお座敷だと参加者が席を移動しやすく、会話が弾みやすくなりおすすめである
人集め
ここからいろんな人を誘っていく
誘うか誘わないか迷う人がいると思うが、そういう時はダメもとで誘ってみたらいい
誘われた人はたとえ行けれないとしても、誘われて断るということがあるかないかで、後の関係性は変わったり変わらなかったりする
声をかけるかということが大切だと思う
グレーンゾーンの人は声をかけるようにする
でも大抵、飲み会を誘われてとても嫌な思いをする人はいない
声をかける側は勇気がいるかもしれないけれど、、
そして、飲み会に来ると言った人には LINE を聞くようにする
グループLINEをつくる
10人程度の飲み会では、グループ LINE を作らない人もいるけれど、
私は少なくても多くても必ず飲み会のメンバーのグループ LINE を作る用にしている、なぜなら
- 全体への連絡がしやすい
- 参加者の人数を把握しやすい
- 写真の共有ができる
- 参加者同士で誰が来るかわかる
飲み会の企画の段階ではグループ LINE を作るまでの熱量はないにしても、後々幹事の手間を考えるとグループ LINE は作っておいた方がいい
グループ LINE を作って、参加と言われた人はどんどんグループ LINE に招待していく
後でキャンセルと言われた人は容赦なく、それが上司であってもグループ LINEからどんどん消すようにしている
そうすることで人数の把握がしやすくなる
ところで、
写真は撮ってもらったりするけれど、その写真をもらうことはないという経験がないだろうか？
飲み会を企画する段階だったり、行く前だったりは面倒な気持ちがあったりするけれど、
なんだかんだで飲み会をした後は楽しい気持ちになるから、あの時撮られた写真がほしいなぁと思うが、もらうことはない、という経験が私にはある
そういうことがないように、写真を共有しやすいようにグループ LINE を作っておくことは、飲み会の満足度にもつながる
最終人数決定
人数が多い飲み会では飲み会が近づくに連れてキャンセルがどんどん増えていく
これはもう仕方のないことで、幹事の人はキャンセルと聞くと気持ちが下がるけれど
ただ作業しているような思いで、グループ LINE からキャンセルの人を消す
そして、キャンセル料が発生するギリギリ直前の日にお店に最終人数の連絡をする
もともと予約していた人数と大きく乖離する場合は1週間前にもお店に連絡するようにして
お店になるべく迷惑のかからないようにする
直前リマインド
連絡事項は LINE グループにメッセージを送って行うようにする
内容としては
- 日時
- 場所
- 料金
- キャンセル料が発生する日
- 幹事（キャンセルの連絡先）
後々のトラブルを避けるためにキャンセル料が発生する日は明確に記述するようにする
メッセージを送るタイミングとしては
- 2週間前
- 1日前
1日前も2週間前と同じ内容のメッセージを送る
当日
30分ほど前に行き、席のクジを用意する
2,30人での飲み会では仲がいい人が固まって座ることがある
せっかくいろんな人がいる飲み会なのに日頃よく話す人としか話さないという席になってしまうことがある
また会話が盛り上がる席と、盛り上がらない席ができてしまう
そのため、席はクジで決めた方がいい
クジは席に置くものと参加者が引くものを用意する
参加者が引くものはグループ LINE でクジを作成しても良い
幹事の人が複数いたらお金を集める人とクジ引きを担当する人で分けれるけれど
一人で幹事をする場合はクジをグループ LINEにあらかじめ作成していた方が後々楽である
まとめ
幹事をすると面倒と感じることが多いかもしれないが、参加された方に感謝をされたり、参加した人が楽しそうにしているのを見ると
自分もより一層楽しくなり、やってよかったと思える
そして自分が幹事側ではなく誘われる側として参加した場合、幹事の人に感謝を伝えようという気持ちになる
飲み会は行くのが面倒でも行ったら楽しいものだ
コメント